HOAI-Abschlagsrechnung: So belegen Sie den Leistungsstand

Ratgeber · Stand 13.10.2026

Kurz gesagt:

• Architektinnen und Architekten können Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der erbrachten Leistungen verlangen. Das regelt § 15 HOAI, der auf § 632a BGB verweist.
• Entscheidend ist der Nachweis: Die Leistungen sind durch eine Aufstellung zu belegen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht.
• In der Praxis heißt das: Leistungsstand je Leistungsphase, kurz begründet, kumuliert gerechnet und abzüglich der früheren Abschläge.

Was das Recht sagt

Die HOAI 2021 regelt die Abschläge nicht mehr selbst. § 15 HOAI verweist auf das BGB:

„Für die Fälligkeit der Honorare für die von dieser Verordnung erfassten Leistungen gilt § 650g Absatz 4 des Bürgerlichen Gesetzbuchs entsprechend. Für das Recht, Abschlagszahlungen zu verlangen, gilt § 632a des Bürgerlichen Gesetzbuchs entsprechend.“

§ 632a Abs. 1 BGB enthält die beiden Sätze, auf die es im Büroalltag ankommt:

„Der Unternehmer kann von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen.“

„Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss.“

Zwei Folgen für die Praxis:

1. Maßstab ist das Erbrachte, nicht der Kalender. Ein Zahlungsplan im Vertrag („30 % nach Entwurf“) hilft bei der Abstimmung. Die Grundlage der Forderung bleibt aber, was erbracht ist.
2. Ohne Aufstellung kein sauberer Abschlag. Der Bauherr muss die Rechnung schnell nachvollziehen können. Je klarer der Nachweis, desto weniger Rückfragen und desto kürzer der Weg zur Zahlung.

Sind Leistungen nicht vertragsgemäß erbracht, kann der Bauherr nach § 632a Abs. 1 BGB einen angemessenen Teil des Abschlags verweigern. Auch deshalb lohnt ein genauer Stand statt einer runden Schätzung.

Leistungsphasen und ihr Anteil am Honorar

Für Gebäude bewertet § 34 Abs. 3 HOAI die neun Leistungsphasen so (Prozent des Honorars nach § 35):

Der Leistungsstand wird je Phase in Prozent der Phase angegeben („LPH 5 zu 60 % erbracht“). Daraus ergibt sich der Wert der erbrachten Leistung.

Wurden nicht alle Grundleistungen einer Phase übertragen, darf nach § 8 Abs. 2 HOAI nur der entsprechende Anteil berechnet werden. Die Vereinbarung dazu ist in Textform zu treffen. Der Nachweis bezieht sich dann auf die übertragenen Grundleistungen.

Wie hoch das Honorar für die Grundleistungen bei Ihren anrechenbaren Kosten ausfällt, zeigt der HOAI-Schnellrechner als unverbindliche Spanne.

Was in den Leistungsnachweis gehört

Eine Aufstellung, die „rasch und sicher“ zu beurteilen ist, enthält in der Regel:

1. Grundlage: Vertrag oder Honorarvereinbarung, beauftragte Leistungsphasen, Honorar für die Grundleistungen.
2. Stand je Leistungsphase in Prozent, mit einem Satz zur Begründung oder einer Fundstelle. Beispiele:
   • „Entwurf übergeben am …“
   • „Bauantrag eingereicht am …“
   • „Ausführungspläne Rohbau freigegeben, Ausbau in Arbeit“
3. Wert je Phase: Honorar × Anteil der Phase × Stand.
4. Besondere Leistungen und Zusätze getrennt, mit eigener Grundlage (Nachtrag, Stundennachweis).
5. Nebenkosten nach Vertrag. Nach § 14 Abs. 3 HOAI sind sie nach Einzelnachweis abzurechnen, sofern keine pauschale Abrechnung in Textform vereinbart ist.
6. Summe erbracht (kumuliert), davon abgezogen die früheren Abschlagsrechnungen, ergibt den neuen Abschlag netto, dann Umsatzsteuer und Brutto.

Bewährte Nachweise:

• Planfreigaben,
• Protokollpunkte,
• übergebene Kostenermittlungen,
• eingereichte Unterlagen,
• in LPH 8 der Stand des Terminplans und der Abnahmen.

Die Grundleistungen je Phase stehen in Anlage 10 HOAI. Sie eignen sich gut als Checkliste.

Beispielrechnung: der dritte Abschlag

Ein Wohnhaus, beauftragt LPH 1–9, Honorar für die Grundleistungen 120.000 € netto. Nebenkosten pauschal 4 % des Honorars, in Textform vereinbart. Umsatzsteuer 19 %.

Stand zum dritten Abschlag: LPH 1–4 je 100 %, LPH 5 zu 60 %.

Drei Dinge zeigt das Beispiel:

• Kumuliert rechnen heißt: Jede Abschlagsrechnung zeigt den ganzen bisherigen Stand und zieht ab, was schon gefordert wurde. Dann sieht der Bauherr auf einen Blick, wo das Projekt steht.
• Abziehen, was gefordert wurde, nicht nur, was bezahlt ist. Ist der 2. Abschlag noch offen, bleibt er offen und wird für sich angemahnt. Zieht man nur das Bezahlte ab, steht derselbe Betrag zweimal in Rechnung.
• Nebenkosten mitkumulieren. Wer die Pauschale auf den neuen Teilbetrag rechnet, kommt auf dasselbe Ergebnis, verliert aber leicht den Überblick über das bisher Abgerechnete.

Zur Umsatzsteuer: Wird später die Schlussrechnung erteilt, sind nach § 14 Abs. 5 UStG die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über sie Rechnungen ausgestellt wurden. Wie Sie das in Ihrer Buchhaltung abbilden, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Häufige Stolpersteine

• Abschlag nach Vertragsanteil statt Leistungsstand. „Dritte Rate laut Vertrag“ ist kein Nachweis des Erbrachten.
• Stand ohne Begründung. „LPH 5: 60 %“ ohne einen Satz dazu lädt zur Rückfrage ein.
• Nicht beauftragte Phasen mitgerechnet. Ist LPH 9 nicht beauftragt, gehört sie auch nicht in die Summe.
• Besondere Leistungen vermischt. Getrennt ausweisen, mit eigener Grundlage.
• Stand, der wieder sinkt. Ein einmal bestätigter Stand sollte nicht stillschweigend zurückgehen. Ein echter Fehler wird mit Begründung korrigiert; bestreitet der Bauherr eine Leistung, ist das ein eigener Klärungsfall.
• Schlussrechnung verwechselt. Für die Fälligkeit der Schlusszahlung gilt § 650g Abs. 4 BGB: Abnahme und eine prüffähige Schlussrechnung. Das ist ein eigenes Thema.

So sieht das in GREYZ aus

In GREYZ bestätigen Sie den Stand je Leistungsphase mit einem Nachweis: einem Satz Begründung, der Checkliste der Grundleistungen oder einer Fundstelle aus dem Projekt. Der nächste Abschlag entsteht aus diesem Stand. Die früheren Rechnungen sind abgezogen, die Herleitung steht im PDF. Festgeschrieben und versendet wird erst, wenn Sie es bestätigen.