Die Bürosoftware, die ein Architekturbüro für sich selbst gebaut hat.
… und jetzt freischaltet: für Architektur- und Ingenieurbüros, die es genauso pragmatisch wollen.
HOAI-Honorare, Angebote und Rechnungen, Buchhaltung mit Bankabgleich, Kostenplanung nach DIN 276, Bautagebuch, Planversand, Zeiterfassung — in einer Web-App statt in zwanzig Excel-Dateien. Wir arbeiten seit Monaten täglich damit; gerade härtet eine handverlesene Runde von Büros das System im Alltag. Für die nächste Welle gibt es die Warteliste.
Kein Konzept, keine Roadmap-Folie — alles hier ist gebaut und bei uns im Büro in Benutzung.
HOAI-Honorarkalkulation
Leistungsphasen, Umbauzuschlag, besondere Leistungen, Varianten — vom Kalkulator direkt zum Angebots-PDF.
Angebote & Rechnungen
Abschlags- und Schlussrechnungen mit sauberer Nummernlogik, GiroCode zum Abscannen, offene-Posten-Liste.
Buchhaltung & Bank
Kontoumsätze kommen direkt von der Bank, lernende Kategorisierung, BWA-ähnliche Auswertung, DATEV-Export für den Steuerberater.
Kostenplanung DIN 276
Kostenschätzung bis Kostenfeststellung, Vergabeeinheiten mit GAEB-Import/-Export, Bietervergleich und Vergabeempfehlung.
Bautagebuch mit KI-Tagescheck
Auf der Baustelle nur Fotos machen — die KI sortiert sie ein. Und vor dem Bericht prüft der KI-Tagescheck den Tag wie ein zweiter Bauleiter: Mängel ohne Frist oder Foto, Widersprüche, offene Punkte.
Planraum & Planversand
Planliste mit Index-Ständen, Empfänger sehen genau das, was sie sehen sollen, Versand dokumentiert.
Zeiterfassung & Auswertung
Stunden je Projekt und Leistungsphase, Urlaubskalender, Wirtschaftlichkeit pro Projekt auf einen Blick.
Cockpit
Soll/Ist je Projekt, offene Posten, Termin-Ampeln — der Zustand des Büros auf einer Seite.
Highlight für Bayern
Nachweis-Wegweiser nach BayBO
Gebäudeklasse und Sonderbau-Status eintragen — die App sagt, welche bautechnischen Nachweise das Projekt braucht, ob Prüfsachverständiger oder Prüfamt zuständig ist und wann was fällig wird. Das spart bei jedem Bauantrag Stunden an Recherche. Weitere Landesbauordnungen folgen nach Bedarf der ersten Büros — wer früh dabei ist, bestimmt mit, welches Bundesland als nächstes kommt.
Warum es GREYZ gibt
Unser Büro hat jahrelang mit einer gewachsenen Excel-Landschaft gearbeitet — Honorare, Rechnungen, Projektlisten, alles in Mappen mit Makros. Irgendwann war klar: das trägt nicht mehr.
Statt eine Branchenlösung zu kaufen, die zur Hälfte passt, haben wir angefangen, unsere eigene zu bauen — und benutzen sie seitdem jeden Tag selbst. Jede Funktion entsteht, weil sie im Büroalltag gefehlt hat, nicht weil sie in einem Prospekt gut aussieht. Greyz war dabei immer die Marke — ob Architektur, Szenographie oder jetzt die eigene Software. Sie heißt deshalb wie das Büro: GREYZ.
Jetzt wollen wir wissen, ob das auch für andere funktioniert — für Architekturbüros genauso wie für Ingenieurbüros. Deshalb: Beta.
Und das große Bild? Planen ist Teamarbeit über Bürogrenzen hinweg — Architekten, Fachplaner, Bauherren, Behörden. In diese Richtung bauen wir. Der erste Schritt: eine handverlesene Beta-Runde, dann die nächste Welle.
„Ich bin Architekt, kein Softwareverkäufer. GREYZ ist das Werkzeug, das ich selbst gebraucht habe — und ich zeige ehrlich, was es kann und was noch nicht.“
— Korbinian Greiner, Greyz Architekten, München
GREYZ in Aktion
Echte Bildschirmaufnahmen aus dem Demo-Büro — keine Mockups, keine Prototypen.
HOAI-Kalkulator: vom Projekt zum Honorar
Bankumsatz zuordnen, BWA auf Knopfdruck
Bautagebuch: Tag erfassen, KI-Tagescheck, Bericht
Entwicklungs-Tagebuch
Wir bauen offen. Hier steht, was wirklich fertig wurde — ungefiltert aus der Entwicklung. Der Code-Stand, aus dem das heutige System wurde, beginnt am 14. August 2025 — seitdem sind es über 750 Commits geworden. Davor liegen vier verworfene Anläufe und Jahre in Excel; das steht ganz unten.
Zeiterfassung am TelefonEin Tag als Liste statt sieben Spalten Querscroll. Stunden nachtragen geht jetzt auf dem Heimweg, nicht erst am Schreibtisch.
Der Nachweis-Wegweiser kennt jetzt seine GrenzeEr berät nur dort, wo wir die Landesbauordnung wirklich hinterlegt haben. In allen anderen Bundesländern sagt er das ehrlich, statt zu raten. Ein Büro aus dem nächsten Bundesland bestimmt mit, welches als Nächstes dazukommt.
Sicherheitseinbehalte und FreistellungsbescheinigungVertragskonditionen liegen an der Vergabeeinheit: Einbehalt, Wandlung nach Abnahme, Bauabzugssteuer. Das Zahlungsblatt rechnet den Einbehalt selbst und warnt, wenn die Freistellungsbescheinigung fehlt oder ausgelaufen ist.
Protokolle, die fortgeschrieben werdenEin Punkt behält seine Nummer über alle Besprechungen hinweg; jede Sitzung hängt nur den neuen Stand an. Abgeschrieben von den Protokollen eines Industriekonzerns — dort lief das seit Jahren so, nur eben in Excel.
Kostenschätzung bis aufs BauteilNicht nur „Baukonstruktion pauschal": Außenwand, Fenster, Dach, Estrich einzeln — mit Vergleichswerten in drei Ausstattungsstufen und dem Anteil, den das Bauteil üblicherweise an der Kostengruppe hat.
Vier kleine Dinge, die täglich nervenProjekte anpinnen. Abgeschlossene Projekte heißen jetzt „abgeschlossen" statt „inaktiv". Bemerkungen an der Kostenposition. Eigenleistung als Kennzeichen. Alles vier aus dem Feedback der Kollegin — nichts davon ist groß, alles davon fehlte.
BWA-Auswertung in der BuchhaltungMonatsspalten, Kostenblöcke, Betriebsergebnis kumuliert — möglich, weil vorher zwei Jahre Bankumsätze sauber kategorisiert wurden.
DATEV-Buchungsstapel-ExportRechnungen, Zahlungen und kategorisierte Bankumsätze als Datei, die die Steuerkanzlei direkt importiert — ohne Zugang zu unserem System.
Direkte BankanbindungKontoumsätze kommen jetzt direkt von der Bank in die App, Freigabe per TAN. Über 1.000 Alt-Umsätze in einem Nachmittag aufgeräumt — die lernenden Regeln übernehmen ab jetzt.
Wegweiser bautechnische NachweiseGebäudeklasse und Sonderbau rein, raus kommt: welche Nachweise nötig sind, wer sie prüft, wann sie fällig sind (BayBO).
Die alten Rechnungsjahrgänge sind drinWas jahrelang in der Excel-Jahresabrechnung stand, liegt jetzt im System — inklusive der offenen und der strittigen Posten. Erst damit stimmt die Liste der offenen Forderungen wirklich.
Vergabeempfehlung auf KnopfdruckEignungsprüfung je Bieter, Ausschluss mit Begründung, fertiges Vergabeempfehlungs-PDF aus der Datenlage.
Bautagebuch-ZusammenstellungEin Auswertungs-Reiter statt vieler: Zeitraum, Firma, Typ filtern — Tagesbericht oder Auszug als PDF.
Planraum für ProjektbeteiligteStatiker, Bauherr, Fachplaner bekommen einen Lese-Zugang per Link — jeder sieht nur die Pläne, die für ihn bestimmt sind, und jeder Abruf wird protokolliert.
Vergabe sortiert: Angebote, Preisspiegel, VergabeDrei Schritte, drei Ansichten — statt einer Seite, die alles gleichzeitig wollte. Das Verhandlungsprotokoll fällt am Ende von selbst ab.
Bauzeitenplan zum AnfassenBalken mit der Maus ziehen, Verzug gegen den Basisplan als Report, Termin-Avis an die Firma als fertiger Mail-Entwurf. Die Vergabe bekommt eine Terminampel dazu.
Klick bearbeitet — kein Dialogfenster mehrIn den großen Tabellen wird direkt in der Zeile gearbeitet. Klingt banal, ändert den ganzen Arbeitsfluss.
Kostenschätzung folgt dem StandortRegionalfaktoren statt Bundesdurchschnitt: München rechnet anders als die Oberpfalz — und man sieht sofort, um wie viel.
Ausgaben kategorisieren, das System lernt mitJeder Bankumsatz bekommt eine Kategorie mit Sachkonto; einmal zugeordnet, erkennt die App das Muster beim nächsten Mal von selbst.
Kontoauszug trifft offene RechnungUmsätze werden Rechnungen zugeordnet, Vorschlag inklusive. Der Rechnungsstatus stimmt damit ohne Handarbeit.
Abnahmeprotokoll je VergabeeinheitMängel, Restarbeiten, Fristen — erfasst auf der Baustelle, unterschrieben als PDF.
Handbuch und Hilfe, die den Kontext kenntAuf jeder Seite erklärt die Hilfe genau diese Seite — und beantwortet Rückfragen. Dazu Aktennotizen für Telefonate und mündliche Entscheidungen, damit sie nicht im Kopf bleiben.
Startseite selbst zusammenstellenDas Cockpit besteht aus Kacheln, die jedes Büro selbst wählt und sortiert. Dazu: Zahlungserinnerung und Mahnung im eigenen Briefbild.
Juli 2026 der Monat, in dem aus dem Honorarrechner ein Bürosystem wurde
Kostenplanung nach DIN 276Kostengruppen bis in die dritte Ebene, wählbare Bezugsgrößen, Kennwerte je Quadratmeter — und Varianten, die man nebeneinanderlegen kann. Von der Schätzung bis zur Kostenfeststellung dieselbe Zahlenkette.
Von der Kostengruppe zum GewerkDie offizielle Gewerkeliste (STLB-Bau) hinterlegt, die Umlage von Kostengruppen auf Gewerke nachvollziehbar in Prozent — daraus entstehen die Einkaufspakete für die Vergabe.
Vergabeeinheiten, Bietervergleich, PrognoseBudget aus der Kostenplanung, Angebote dagegen, Delta netto und brutto, beauftragte Firma — und unter dem Strich eine Kostenprognose, die sich mit jedem Angebot schärft.
GAEB — die Sprache der AusschreibungLeistungsverzeichnisse importieren und exportieren (D83/X83), Angebote der Bieter einlesen (D84/X84), Auftrags-LV zurückschreiben (D86/X86). Kalibriert an echten Dateien aus gängiger AVA-Software, inklusive der Bilder in den Langtexten.
Eigener LV-EditorLeistungsverzeichnisse entstehen auch ohne Fremdprogramm: drei Titelebenen, Vorbemerkungen, Positionsarten, Stammtext-Bibliothek — und das LV als PDF, blanko oder bepreist.
Positionsspiegel und ZahlungsblattAlle Bieter und alle Teilrechnungen als eine Matrix. Rechnungsprüfung Position für Position, kumulativ gerechnet wie in der Praxis — das Zahlungsblatt fällt als PDF heraus.
Aufmaß mit RechenwegNicht nur die Menge, sondern wie sie zustande kommt: Rechenansätze je Position, nachvollziehbar für den Bauherrn und für die Prüfung.
Ein Rechenkern statt vierDer Honorarrechner wurde von Grund auf neu gebaut: eine einzige Engine, ein einziger Aufruf. Vorher gab es mehrere Rechenwege, die sich in Nuancen unterschieden — genau die Sorte Fehler, die man in Excel nie findet.
Zeiterfassung, komplettStundentafel als Wochenraster, Urlaub mit Antrag und Freigabe, Feiertage, Auswertung nach Projekt, Kunde und Leistungsphase. Über 30.000 Stunden aus dem alten System importiert — damit die Wirtschaftlichkeit alter Projekte überhaupt berechenbar wird.
Was hat sich gelohnt?Honorar-Ist gegen tatsächlichen Stundenaufwand, je Projekt, je Leistungsphase, je Bauherr. Unbequeme Antworten inklusive.
Mehrere Büros, sauber getrenntAus der Ein-Büro-App wird ein System, in dem jedes Büro nur seine eigenen Daten sieht — eigene Nummernkreise, eigene Stammdaten, eigene Vorlagen. Die Voraussetzung dafür, dass überhaupt jemand anderes damit arbeiten kann.
Umzug auf den BüroserverWeg von der Datei-Datenbank auf dem Rechner, hin zu einer richtigen Datenbank auf dem Server im Büro. Danach lief die komplette Testreihe grün gegen die echten Bürodaten.
Frontend neu aufgesetztElf Seiten in wenigen Tagen auf ein modernes Fundament umgezogen — ohne dass eine einzige Berechnung im Browser landet. Gerechnet wird auf dem Server, immer.
Bauzeitenplan im HausVorgänge, Verknüpfungen, kritischer Pfad, Basisplan — und darunter die Geldkurve: wann welches Geld abfließt, auf der Zeitachse des Bauzeitenplans.
Bautagebuch: Momente erfassen, Dokumente entstehenAuf der Baustelle nur festhalten, was passiert — Anwesenheiten je Firma, Mängel, Fotos. Der Tagesbericht und die Mail an die betroffene Firma fallen daraus ab.
PlanmanagementDie Planliste des Büros kommt aus dem Planordner statt aus der Tastatur. Bei über hundert Plänen im Projekt ist das der Unterschied zwischen „machen wir später" und „ist gepflegt".
Besprechungsprotokoll mit offener PunktelistePunkte, Zuständige, Fristen — verschickt an die Beteiligten, mit Verteiler aus dem Projekt.
Mehrere Gebäude in einem ProjektDoppelhaus, Nebengebäude, Bestand plus Anbau: jedes Gebäude mit eigenen Flächen und eigener Honorarermittlung nach § 11 HOAI, inklusive Abschlag für Wiederholung.
Verträge aus dem Projekt herausArchitektenvertrag mit den Daten, die ohnehin schon im System stehen; Vorlagen als Abschnitts-Baukasten je Büro, Status vom Entwurf bis unterschrieben.
Juni 2026 Rechnungen, Register, Cockpit
Abschlagsrechnungen, die sich selbst im Griff habenTranchen, kumulierte Abschläge, Vorrechnungen automatisch abgezogen — die Logik, die in Excel jedes Mal Handarbeit war.
Ein Nummernschema für allesJahr, laufende Nummer, Projekt, Belegart — keine Lücken, keine Dubletten, auch nicht beim Zurückziehen einer Rechnung.
QR-Code auf der RechnungDer Bauherr scannt und zahlt. Kleiner Aufwand, spürbar schnellerer Zahlungseingang.
Ein Register statt vieler ListenAngebote, Rechnungen, Gutschriften, Verträge — alle Belege in einer Liste mit Filtern und Summenzeile, im vertrauten Register-Look.
Soll/Ist im CockpitWas ist beauftragt, was abgerechnet, was bezahlt — auf einer Startseite statt in drei Tabellenblättern.
E-Rechnung nach EN 16931ZUGFeRD/Factur-X wird beim Finalisieren automatisch in die PDF eingebettet. Ab 2028 Pflicht — bei uns seit Juni 2026 erledigt.
Mailversand ohne UmwegFertiger Mail-Entwurf mit Anhang und Betreff aus dem Projekt — man liest drüber und schickt ab.
Herbst 2025 der Schnitt: raus aus Excel
Die Web-App rechnet wie das alte Excel — nur richtigJede HOAI-Berechnung Zeile für Zeile gegen die alte Mappe geprüft. Ab jetzt entstehen neue Projekte nur noch in der App.
Keine Berechnung mehr im BrowserEine harte Regel, die bis heute gilt: gerechnet wird ausschließlich auf dem Server. Nur so kann dieselbe Zahl nicht an zwei Stellen unterschiedlich herauskommen — der Konstruktionsfehler jeder gewachsenen Excel-Landschaft.
Ein PDF, eine QuelleDie Vorschau im Browser, die gespeicherte Datei und das finalisierte Dokument sind garantiert identisch. Vorher waren es drei Wege, die dreimal fast dasselbe erzeugten.
Dokumente und BuchhaltungAngebote und Rechnungen bekommen Status, Verlauf und Zahlungen — aus dem Rechner wird eine Ablage.
Der erste Commit14. August 2025: Django-Modelle mit deutschen Feldnamen, damit im Code dasselbe steht wie auf dem Papier. Am Anfang stand nur ein Ziel — die HOAI-Honorarermittlung endlich sauber.
… und wie alles anfing
Der fünfte Anlauf — der, der geblieben istAlles oben in diesem Tagebuch steht auf dem fünften Versuch. Am 14. August 2025 fing dieser Code-Stand an; er hat gehalten.
Vier Anläufe, jeder wieder von vorneVier weitere Code-Bestände liegen bis heute auf der Platte: zusammen über 700 Änderungen, die es nicht ins Ziel geschafft haben. Jedes Mal stimmte die Rechenlogik ein Stück mehr, jedes Mal trug die Struktur nicht. Beim fünften Mal trug sie. Ein System dreimal wegzuwerfen klingt nach Verschwendung — es war die Lehrzeit.
Der erste Commit überhaupt„Initiale Übergabe an Git." Bis dahin lag der ganze Stand einfach als Ordner auf der Festplatte, gesichert per Kopie mit Datum im Namen — dieselbe Krankheit wie beim Bauzeitenplan weiter unten.
Vom Hin- und Herkopieren zum WerkzeugDer Anfang war: Code im Browserfenster erzeugen, ins Projekt kopieren, jede Datei von Hand nachziehen — und beim nächsten Mal von vorne. Dann kamen Editor und Terminal. Es klingt nach einer Kleinigkeit und war der eigentliche Sprung: ab da wurde gebaut statt abgetippt.
„In zwei Monaten steht das System“So stand es auf dem Schirm, kaum dass die Excel-Mappe fertig war. Gebraucht hat es zwei Jahre. Was heute steht, trägt ein Büro durch den kompletten Arbeitstag — vom Honorarangebot bis zur Schlussrechnung. Und es wächst trotzdem jede Woche weiter: nicht weil etwas fehlt, sondern weil wir sehen, wie viel im Bauwesen noch besser laufen kann. Wer heute so eine Prognose hört, darf herzhaft lachen.
Bis drei, bis vierDie Wahrheit hinter jedem Eintrag oben: Feierabend auf der Baustelle, weiterbauen bis drei oder vier Uhr morgens. Werkzeuge, die mitten in der Arbeit an ihre Grenze stoßen. Fehler, die man erst beim dritten Hinsehen sieht. Und tausend Rückfragen, die einzeln bestätigt werden wollen. Das hier ist neben laufenden Bauvorhaben entstanden, nicht statt ihrer.
GREYZ ERM: das Excel-System im VollausbauEingabemasken, Datenblätter, Angebots-PDFs per Knopfdruck — 1.813 Zeilen VBA in 14 Modulen mit 43 Routinen tragen das ganze Büro. Die nächste Rechnungsnummer suchte ein Makro, indem es jede Zeile der Buchhaltungstabelle durchlief und auf Jahr und Gesellschaft verglich:' Public Function GetNextInvoiceNumber() As Long For i = 1 To tblBuchhaltung.ListRows.Count If .Cells(jahrColIndex).Value = critJahr And _ SafeTrim(.Cells(euGmbhColIndex).Value) = critEUGmbh Then ' ... maxReNr merken, am Ende +1Dieselbe Regel lebt heute weiter — als Nummernkreis in der Datenbank, je Jahr, je Gesellschaft, je Büro, ohne Lücken. Nur sucht sie niemand mehr Zeile für Zeile. Die Mappe trug das Büro anschließend noch zwei Jahre. Was sie nicht konnte: mehr als eine Datei, mehr als ein Rechner, mehr als ein Nutzer gleichzeitig. Die Decke war erreicht — und der Gedanke an eine richtige Anwendung war da.
Excel wird Datenbank: die ersten MakrosAus Formeln werden Module, aus Tabellen werden Masken. Es funktioniert erstaunlich gut — und genau das wird zum Problem: Es wächst und wächst.
Und ja: die Makros hat die Maschine mitgeschriebenSchon damals, vor drei Jahren, ging das erstaunlich gut. Ehrlicherweise gehört dazu: VBA in einer Tabelle ist ein einfaches Pflaster. Eine Web-Anwendung mit Datenbank, Rechten, Buchhaltung und PDF-Ausgabe ist eine andere Liga — das haben die vier verworfenen Anläufe weiter oben gründlich gezeigt.
Ein Konzernprojekt, gesteuert über DateinamenDer Bauzeitenplan eine Projektdatei, die per Mail rundging — die Version stand im Dateinamen, mitsamt Uhrzeit. Derselbe Stand „V2" liegt dreimal im Ordner: 12:00, 15:00 und drei Tage später. Der Frage- und Klärungskatalog eine Excel-Tabelle mit den Status offen, erledigt, entfällt; die Protokolle PDFs mit fortlaufenden Punktnummern, jede Sitzung neu geschrieben. Es hat funktioniert, ein ganzes Großprojekt lang. Aber wer den aktuellen Stand hatte, war Glückssache, und jede Fortschreibung war Handarbeit. Was heute die fortgeschriebenen Protokolle und die offene Punkteliste in GREYZ tun, steht als Idee in genau diesen Dateien.
Das Excel-ZeitalterHonorare, Rechnungen, Projektlisten in einer gewachsenen Landschaft aus Mappen — verknüpft über Dateipfade, die beim Verschieben brechen. Die älteste Honorartabelle, die wir noch finden, trägt die Jahreszahl 2013 und wiegt ein Megabyte. Jede Auswertung Handarbeit, jede Änderung ein Risiko. Irgendwann ist klar: So nicht weiter.
Die Beta läuft — sichern Sie sich die nächste Welle
GREYZ wird aktuell in einer handverlesenen, geschlossenen Beta-Runde im harten Büroalltag geschliffen — öffentliche Testplätze gibt es in dieser Phase bewusst nicht. Die nächste Release-Welle ist für Winter 2026/27 geplant und auf 20 Büros limitiert, weil jedes Büro persönlich eingerichtet wird. Wer auf der Warteliste steht, bekommt seinen Platz zuerst angeboten.
Danke — Sie stehen auf der Warteliste! Wir melden uns persönlich, sobald die nächste Welle startet.
Das hat leider nicht geklappt. Bitte schreiben Sie uns direkt an info@greyz.de.
