E-Rechnung im Architekturbüro: Was gilt wann?
Ratgeber · Stand 13.10.2026
Kurz gesagt:
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Ihr Büro.
- Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen
- für Leistungen ab 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag,
- sonst für Leistungen ab 2028.
- Rechnungen an private Bauherren fallen nicht unter die Pflicht. Für sie gilt aber eine eigene Frist mit einem Pflichthinweis.
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwei Arten (§ 14 Abs. 1 UStG):
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.“
Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Das Bundesfinanzministerium nennt sie die Normenreihe EN 16931. Die beiden in Deutschland üblichen Formate:
| Format | Was es ist | Gilt als E-Rechnung? |
|---|---|---|
| XRechnung | reine XML-Datei nach dem Standard der KoSIT, Version 3.0 seit 01.02.2024 | ja |
| ZUGFeRD | PDF mit eingebetteter XML-Datei, für Menschen und Maschinen lesbar | ja, ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF) |
| PDF ohne eingebettete Daten | das gewohnte Rechnungs-PDF per E-Mail | nein, das ist eine „sonstige Rechnung“ |
Das BMF-Schreiben sagt es ausdrücklich: Zu den sonstigen Rechnungen zählen „alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails“.
Wer muss was ab wann?
Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen ist dafür nicht nötig (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Wichtig ist, dass die eingehenden Dateien lesbar gemacht und unverändert aufbewahrt werden.
Ausstellen an ein anderes inländisches Unternehmen für dessen Unternehmen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, Übergang nach § 27 Abs. 38 UStG):
| Leistung ausgeführt | Pflicht zur E-Rechnung | Erlaubt statt E-Rechnung |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | grundsätzlich ja | Papier, oder mit Zustimmung des Empfängers ein anderes elektronisches Format (etwa PDF), bis 31.12.2026 |
| 2027, Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € | ja | nur noch EDI-Verfahren mit Zustimmung, bis 31.12.2027 |
| 2027, Ihr Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € | grundsätzlich ja | weiter Papier oder, mit Zustimmung, ein anderes elektronisches Format, bis 31.12.2027 |
| ab 2028 | ja, für alle | – |
Maßgeblich ist, wann die Leistung ausgeführt wurde, und der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG des Büros, das die Rechnung stellt.
Rechenbeispiel:
- Büro A hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 650.000 €. Für Leistungen im Jahr 2027 darf es Geschäftskunden weiter ein PDF schicken, mit deren Zustimmung. Ab 2028 nicht mehr.
- Büro B lag 2026 bei 1,2 Mio. €. Es muss für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen.
Ausgenommen von der Pflicht sind unter anderem:
- Rechnungen bis 250 € (Kleinbetragsrechnungen, § 33 UStDV),
- steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Ein Architekturbüro erbringt in der Regel steuerpflichtige Leistungen. Die Ausnahme für steuerfreie Umsätze hilft ihm deshalb selten.
Typische Bauherren – und was für sie gilt
| Bauherr | Was gilt | Grundlage |
|---|---|---|
| GmbH, Projektentwickler, Wohnungsbaugesellschaft | E-Rechnung nach dem Zeitplan oben | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Privatperson, die das Haus vermietet | Auch Vermieter sind Unternehmer. Das BMF stellt klar, dass die Regeln auch gelten, wenn der Empfänger „ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. Vermieter einer Wohnung)“ ausführt. Für das vermietete Objekt also E-Rechnung nach dem Zeitplan oben. | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, BMF-Schreiben |
| Privatperson, die selbst einzieht | keine E-Rechnungspflicht; aber Rechnung binnen sechs Monaten und Pflichthinweis (siehe nächster Abschnitt) | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3, Abs. 4 Nr. 9 UStG |
| Bundesbehörde | E-Rechnung seit 27.11.2020 Pflicht, grundsätzlich im Format XRechnung; Ausnahme unter anderem Direktaufträge bis 1.000 € | §§ 3, 4 E-Rechnungsverordnung des Bundes |
| Land, Landkreis, Gemeinde | eigene Regeln je Land; Format und Adressangaben nennt die Rechnungsstelle des Auftraggebers | Landesrecht |
Gemischte Fälle sind häufig: Einliegerwohnung vermietet, Rest selbst bewohnt; Praxis im Erdgeschoss. Klären Sie diese Fälle mit Ihrer Kanzlei, am besten schon beim Vertrag.
Rechnung an private Bauherren: sechs Monate und ein Satz
Auch ohne E-Rechnung gibt es für private Bauherren eine Pflicht. Für eine „sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück“ an einen Nichtunternehmer muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Zu diesen Leistungen zählt das Umsatzsteuergesetz Leistungen, die der „Vorbereitung, Koordinierung oder Ausführung von Bauleistungen dienen“ (§ 3a Abs. 3 Nr. 1 Buchst. c UStG). Das ist der Kern der Planung und Bauüberwachung.
Die Rechnung muss dann einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Der private Bauherr muss die Rechnung oder einen Zahlungsbeleg zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Ein Formulierungsbeispiel (den genauen Wortlaut stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab): „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“
Zur E-Mail: Ein PDF per E-Mail braucht die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Halten Sie sie am einfachsten im Vertrag fest.
Was Sie jetzt tun können
- Empfang klären: In welchem Postfach kommen Rechnungen an? Kann jemand das XML lesen, also eine lesbare Ansicht erzeugen? Wo wird die Datei unverändert aufbewahrt?
- Aufbewahren: Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (BMF-Schreiben). Weichen bei ZUGFeRD das Bild und die Daten voneinander ab, gehen die Daten des strukturierten Teils vor. Ein ausgedrucktes PDF genügt also nicht.
- Eigene Pflicht bestimmen: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Dann stellen Sie für Leistungen ab 2027 an Geschäftskunden E-Rechnungen aus. Das genaue Ergebnis kennt Ihre Kanzlei.
- Bauherren einordnen: Bei jedem neuen Vertrag festhalten, ob der Bauherr für ein Unternehmen beauftragt (auch als Vermieter) oder privat. Davon hängen Format, Frist und Hinweis ab.
- Rechnungsvorlage prüfen: Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungszeitraum, Hinweis für private Bauherren. Fehlt eine Pflichtangabe in der Vorlage, fehlt sie in jeder Rechnung.
So sieht das in GREYZ aus
In GREYZ entsteht die Rechnung als PDF mit eingebetteter E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (Profil EN 16931), sobald das Rechnungsprofil des Büros vollständig ist. Der private Bauherr liest das PDF wie gewohnt, der Geschäftskunde bekommt die Daten in derselben Datei.
Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-PDFs nimmt der Belegkorb an und übernimmt die Werte aus der Datei. Das Original bleibt unverändert.